► Зачем нужна Главная книга

 

Главная книга загружается из бухгалтерской программы.

Ее можно сверить с Казначейством.

- Поступления в бюджеты

- Лицевой счет ПБС

С Главной книгой можно сверить отчетные формы или перенести в них данные:

- 0503121

- 0503127

- 127 Касса (гр.4,5,8), форма "Справка о кассовых и фактических расходах бюджетной деятельности" в Аксиок (пошаговая инструкция)

- 0503128

- 0503130

- 0503175 (раздел 4, гр. 9,10,11)

 

► Требования к файлу

 

Чтобы Главная книга правильно загрузилась в программу АБП Отчеты необходимо при ее выгрузке из бухгалтерской программы выполнить следующие требования:

Главная книга должна быть сформирована по КБК, Коду счета, КОСГУ и номеру журнала операций.

Если главная книга формируется с промежуточными итогами, она должна сортироваться и группироваться в том же порядке в каком идут разряды номера счета бюджетного учета, т.е. сначала по КБК, а потом по Коду счета и КОСГУ.

В 1С группировка показателей должна выглядеть следующим образом:

Элементы должны идти именно в этом порядке.

В новой версии 1С окно настройки Главной книги должно выглядеть следующим образом:

Для каждого счета входящего в главную книгу должен быть определен номер журнала операций в плане счетов.

Главная книга должна быть сформирована до заключительных записей завершения финансового года.

 

► Как правильно работать с подформами

 

Форма "Главная книга" разбита на подформы по источникам финансового обеспечения (ИФО) плюс средства во временном распоряжении.

Если у Вас только бюджет, выгружайте из бухгалтерской программы сводную Главную книгу и загружайте ее в подформу "бюджет", подформу "вр. расп." заполнять не нужно.

Если у Вас нет ИФО "Средства во временном распоряжении", Вам подформу "вр. расп." заполнять не нужно.

Подформа "вр. расп." сделано только для тех, у кого ИФО "Средства во временном распоряжении".

Средства во временном распоряжении программа берет из сводной формы по 1-му разряду номера счета (КФО в 1С):

В какую подформу эти данные загружены программе не важно.

 

► Как загрузить

 

Выгрузите Главную книгу из бухгалтерской программы в Excel.

Главная книга загружается из Excel так же как и другие формы. Откройте форму, и выполните команду меню Файл | Импорт | Загрузить из Excel или нажмите на ссылку в подсказках если форма еще не заполнялась:

Или на ссылку в открытой форме, выберите шаблон для загрузки, в зависимости от вашей бухгалтерской программы и нажмите "Выбрать":

В открывшемся окне выберите нужный файл, который вы выгрузили из бухгалтерской программы и нажмите "Открыть":

 

► Перенос данных в другие формы

 

Из главной книги можно перенести данные в формы

- 0503121

- 0503127 (раздел 2, гр.4,5,6)

- 127 Касса (гр.4,5,8), форма "Справка о кассовых и фактических расходах бюджетной деятельности" в Аксиок

- 0503128

- 0503130

- 0503175 (раздел 4, гр. 9,10,11)

Для этого откройте нужную форму и выполните пункт меню Данные | Перенос из обороток или соответствующую команду контекстного меню кнопки:

Данные из Главной книги не переносятся другими командами переноса:

Это сделано для того, чтобы Вы случайно не испортили формы, т.к. данные в Главной книге могут быть неактуальны, если Вы не успели синхронизировать изменения в отчете с бухгалтерской программой.

Но если форма пустая, то по ссылке в подсказке вместе с другими правилами переноса будут перенесены и данные из Главной книги:

Если в одну и ту же ячейку переносятся данные из разных форм, Главная книга будет иметь меньший приоритет. В примере, показанном на рисунке, в гр.5 формы 0503128, данные можно перенести из формы 0503127 и из Главной книги, но если форма 0503027 не заполнена, то ссылка "выполнить перенос" оставит гр.5 пустой. Такой случай может возникнуть только при выполнении команды по ссылке "выполнить перенос" в пустой форме, в остальных случаях перенос из обычных форм и из обороток разведен по разным командам.

 

► Какие могут быть ошибки

 

Ниже приведены пояснения некоторых ошибок, которые может выдать программа во время загрузки:

Сообщение: Обнаружены неверные коды

Сообщение: Обнаружены дубликаты кодов

Сообщение: После загрузки обнаружены несоответствия

Даже если загрузка прошла без ошибок, прежде чем работать дальше проверьте контрольные увязки для формы "Главная книга". Они могут выявить ошибки, которые могли быть сделаны во время выгрузки из бухгалтерской программы, или во время загрузки в программу АБП Отчеты, или Ваши ошибки в проводках.

Увязка: Итого по счету не равно сумме по КОСГУ

Увязка выдает ошибку если:

• если у Вас ошибки в проводках

• если бухгалтерская программа выгрузила Главную книгу в Excel с ошибками

• если Вы указали неправильный порядок сортировки в настройках выгрузки в бухгалтерской программе

Ошибки загрузки

Если после выгрузки в форме вообще нет данных:

Значит что-то не так с кодами в Excel, например Вы не указали во время выгрузки КФО (для 1С):

После загрузки обнаружены несоответствия

Одна из проверок правильно ли загрузилась Главная книга – это сверка итоговых строк в программе и в Excel. Программа это делает, и если обнаруживает расхождения, сообщает:

Если Вы нажмете "Да", откроется копия загружаемого файла, в которой будут отмечены все ошибки и показана разница между значениями в форме и в Excel:

Если других сообщений об ошибках при этом программа не выдавала, значит надо проверить увязки, они покажут, в чем ошибка:

Если сумма разниц по всем увязкам равна разнице между итоговыми строками в форме и в Excel, значит, ошибку надо искать в Excel (см. ниже).

Обнаружены неверные коды

Если в файле встречается неверный код, программа выдает ошибку с указанием кода и номера строки в Excel. Например, если отсутствует КОСГУ:

После того, как Вы закроете сообщение, его можно будет открыть, не запуская снова загрузку. Для этого выполните пункт меню Файл | Импорт | Ошибки последней загрузки из Excel:

Ошибки сохраняются отдельно для каждой формы и подформы.

Обнаружены дубликаты кодов

Если Вы загружаете Главную книгу с промежуточными итогами, программа может загрузить данные неверно (в некоторых случаях программа не может определить реальные данные в строке или это промежуточный итог). Если программа не уверена, что правильно загрузила данные, она выдаст ошибку "Обнаружены дубликаты кодов".

Например, если для какого-то счета в одних проводках Вы ставите КОСГУ, а в других - "000":

В случае, показанном на рисунке, действительно имеет место ошибка в учете, которую надо исправить.

Сообщение "Обнаружены дубликаты кодов" не обязательно означает ошибку.

Если программа не выдала сообщения:

Значит, итоги идут.

Проверьте увязки, если увязок "Контроль загрузки" нет, значит, Главная книга загрузилась правильно.

Программа правильно интерпретировала повторяющиеся коды.

Тем не менее, повторяющихся кодов быть не должно, если в выгруженном из бухгалтерской программы файле коды повторяются, обратитесь к поставщику бухгалтерской программы за исправлением:

Увязка "Итого по счету не равно сумме по КОСГУ"

Ошибки в проводках

Частая ошибка, когда в одних проводках по счету указан КОСГУ, а в других нет:

На то, что это Ваша ошибка указывают две строки с нулевым КОСГУ и наличие строк с ненулевым КОСГУ. Вам необходимо исправить проводки, либо, если этот счет ни на что в программе не влияет просто отключить увязку, написать в комментарии что счет в программе не используется (чтобы не забыть, почему отключили).

Если ошибка не в проводках, то будут либо все строки по коду с нулевым КОСГУ, либо только одна.

Главная книга в Excel с ошибками

Приведем пример, когда ошибка была из-за неправильного формирования Главной книги бухгалтерской программой. На рисунке видно, что только одна строка с нулевым КОСГУ:

Значит, ошибка была либо во время загрузки (программа АБП Отчеты загрузила не все строки), либо во время выгрузки (бухгалтерская программа выгрузила не все строки).

Чтобы узнать, кто ошибся, смотрим и считаем руками "главную" в Excel. в нашем примере, видим ту же ошибку:

Значит, ошиблась бухгалтерская программа, выгружая в Excel, и Вам необходимо обратиться к поставщику бухгалтерской программы.

Неправильный порядок сортировки

Если Вы сортируете Главную книгу сначала по Коду счета, это удобно для визуального просмотра. Но тогда, например, в 1С промежуточные итоги перемешаются, и программа не сможет определить промежуточный это код или реальные данные. Например, программа выдает следующую увязку:

Открываем Excel и видим, что сортировка идет по счету, а не по КБК, и оборотов по этому коду тоже нет:

Делаем правильную сортировку и не можем найти ошибочный код. Тогда ищем нужный счет и сумму и видим, что этого кода вообще нет:

Делаем вывод, что 1С, если поставить сортировку не в том порядке, в котором идут разряды номера счета бюджетного учета добавляет "левые" коды, которые мешают правильной загрузке.

В раздел "Доходы" попал расходный счет или наоборот

В Главной книге строки не разделены на доходные и расходные. Программа определяет по коду бюджетной классификации, в какой раздел "Доходы" или "Расходы" загрузить строку из файла и может допустить ошибку. Поэтому после загрузки в специальный раздел "1б. Доходы/Расходы" отбираются строки уже на основании кода счета. Если строка в разделе "Доходы" содержит код счета, который может быть только расходным или строка в разделе "Расходы" содержит код счета, который может быть только доходным, такая строка отбирается в раздел "1б. Доходы/Расходы", и если раздел "1б Доходы/Расходы" не пуст, Вы получите ошибку:

Вам необходимо определить, ошибку допустила программа при загрузке или Вы в проводках. Первые три символа кода во внимание не берите, это Глава, которую программа подставляет сама (в файле Глава не указывается). А по остальным символам определяем, что в данном случае первые четыре символа "0305" это раздел/подраздел расходного кода, а счет 140110 – это доходный счет. Значит ошибка в проводке.

 

► Раздел "Лимиты (счета)"

 

Если у Вас главная не идет с казначейством, и Вы не понимаете, откуда взялась в главной эта непонятная сумма:

Откройте раздел "Лимиты (счета)", найдите эту сумму там, и посмотрите из чего она сложилась:

Раздел "Лимиты (счета)" служит для определения сумм ЛБО и БО.

Получение лимитов бюджетных обязательств это проводка:

Д 1.501.х5 – К 1.501.х3

Но корреспонденции в Главной книге нет, поэтому можем использовать только кредит счета 1.501.х3.

В кредите счета 1.501.х3 кроме ЛБО лежит еще экономия, значит, чтобы получить сумму ЛБО нам надо просто из кредита счета 1.501.х3 вычесть экономию:

гр.4 = гр.6 – гр.11

Осталось посчитать экономию, это проводка:

Д 1.502.х7 – К 1.501.х3

Чистый дебет счета 1.502.х7 взять не можем, потому что там кроме экономии лежат еще суммы принятых обязательств по контракту… и т.д и т.д, не будем забивать Вам голову, в итоге для вычисления экономии получаем формулу:

гр.11 = гр.8 – (гр.7 – гр.7а) + гр.5 – гр.9

это при условии наличия сумм в гр. 6, иначе никакой экономии нет.

Соответственно, если экономия вычислится неверно, то сумма ЛБО не пойдет с Казначейством, мало того, она еще будет Вам незнакома, поэтому кроме определения сумм ЛБО и БО в этом разделе проверяются проводки по 500-м счетам, например:

Отрицательная экономия может сложиться, если у Вас в дебите счета 1.501.х3 сумма будет меньше чем в кредите счетов 1.502.х1 и 1.502.х7, дебет счета 1.501.х3 может быть больше если корреспондирует еще со счетами 1.5020.х9 и 1.501.93. но никак не меньше, в этом случае вы получите неувязку:

Дебет счета 1.501.х3 меньше принимаемых и принятых БО

Дебет счета 1.501.х3 корреспондирует со следующими счетами: 1.502.х1, 1.502.х7, 1.5020.х9 и 1.501.93, все они представлены в таблице раздела, и если у Вас в дебите счета 1.501.х3 сумма есть, а в корреспонденции ее нет, Вы получите неувязку:

Дебет счета 1.501.х3 есть, а корреспонденции нет

 

► Получателям БС

 

Загрузка из 1С и Паруса

Чтобы форма загрузилась из 1С или Паруса необходимо, чтобы обязательно для всех контрагентов был указан "Номер (код) организации". Бухгалтерские программы допускают выгрузку формы без указания этого кода, поэтому Вам необходимо проверить, все ли выгружено правильно:

Выгрузка в Электронный бюджет

Форма "0503125 по счёту 30404" для Электронного бюджета автоматически формируется в разделе "3а. в ЭБ":

Дополнительные графы для Аксиок

Форма "0503125 по счёту 30404" для ФСИН отличается от стандартной тем, что суммы должны быть свернуты по счету 30404 (без кор. счетов) и разбиты по типу расчетов на графы:

• "Централизован. поставки"

• "Внутрисистем. передача ТМЦ"

• "Безвозмездная передача"

Поэтому для выгрузки в Аксиок в форму добавлен специальный раздел "3б. в Аксиок", который формируется автоматически, но Вы можете влиять на принцып его формирования.

По умолчанию суммы распределяются по графам в зависимости от контрагентов. Расчеты с ФСИН России (код 00100320) попадают в графу "Централизованные поставки", остальные суммы в графу "Внутрисистемная передача ТМЦ":

Настройки распределения находятся в меню Сервис | Параметры текущей формы, на вкладке "0503125 (ведомственная) сч.130404000", открывая из первый раз Вы увидите настройки по умолчанию:

Если Вам необходимо, чтобы все суммы попадали в графу "Внутрисистемная передача ТМЦ", тогда уберите ФСИН из настроек – удалите соответствующий код УБП:

Заданные Вами настройки будут действовать во всех отчетных периодах. Настройки не переносятся вместе с отчетом, поэтому, открыв отчет в другой программе (на другом компьютере), Вы можете увидеть другое распределение сумм в разделе "3б. в Аксиок".

Если Вам необходимо другое распределение. Например, взаиморасчеты с другими учреждениями должны попадать в графу "Централизованные поставки", а взаиморасчеты с местным терорганом в графу "Внутрисистемная передача ТМЦ". Тогда укажите нужные Вам настройки, выбирая графу по умолчанию и добавляя нужные коды УБП:

После того, как нажмете "ОК", данные в разделе пересчитаются:

Если у Вас будут суммы, которые не попадают под общие настройки, Вы можете указать нужную графу для сумм-исключений вручную, выбирая код взаиморасчетов в графе 14а в разделе "1":

Это можно сделать одновременно для нескольких строк:

Причем установленные Вами данные в гр.14а не потеряются при повторной загрузке из Excel:

Выгрузка в Аксиок

В Аксиок программа выгружает на выбор, либо обороты свернутые по кредиту, либо дебет и кредит выгружает так, как вы их заполнили.

Во время выгрузки Вам необходимо выбрать нужный пункт:

 

► Распорядителям БС

 

Консолидация формы 0503125

Чтобы получить консолидированную форму по счету 30404, Вам необходимо сначала собрать сводную форму "0503125 по счету 30404":

В этой форме будут собраны все обороты от Ваших подразделений:

Консолидированная форма ("0503125к по счёту 30404") создается автоматически, путем исключения взаиморасчетов между подразделениями. В итоге остаются только обороты с внешними организациями:

Если в консолидированную форму попадут обороты между подразделениями, значит, была допущена ошибка:

Для поиска ошибок используйте команду контекстного меню "Проверить взаимоисключение" в форме "0503125 по счету 30404" на Своде или в любом подразделении:

В нашем случае ошибка была в сумме:

Чтобы сверить взаиморасчеты необязательно ждать, пока будут загружены все подразделения. Выполнять проверку можно по мере сдачи отчетов, между теми подразделениями, которые уже есть. А если делать проверку в форме подразделения, а не на Своде, то будут проверяться только взаиморасчеты выбранного подразделения. В окне проверки показываются только ошибочные взаиморасчеты:

В окне проверки показаны пары подразделений, обороты которых не свернулись:

Для удобства одинаковые суммы попарно выделены цветом. Ошибка может быть либо в разных суммах, либо в разных кодах:

Выгрузка в Аксиок

В Аксиок выгружается консолидированная форма "0503125к по счёту 30404" (при желании можно выгрузить и сводную).

Распределение сумм по графам:

• "Централизован. поставки"

• "Внутрисистем. передача ТМЦ"

• "Безвозмездная передача"

Осуществляется автоматически. По умолчанию суммы распределяются по графам в зависимости от контрагентов. Расчеты с ФСИН России (код 00100320) попадают в графу "Централизованные поставки", остальные суммы в графу "Внутрисистемная передача ТМЦ".

Если Вам необходимо, чтобы все суммы попадали в графу "Внутрисистемная передача ТМЦ", тогда уберите ФСИН из настроек – удалите соответствующий код УБП:

Менять настройки необходимо в меню Сервис | Параметры текущей формы для консолидированной формы "0503125к по счёту 30404".

Заданные Вами настройки будут действовать во всех отчетных периодах. Настройки не переносятся вместе с отчетом, поэтому, открыв отчет в другой программе (на другом компьютере), Вы можете увидеть другое распределение сумм в разделе "3б. в Аксиок".

Если необходимо какую-то сумму поставить в определенную графу вручную, укажите соответствующий код взаиморасчетов в гр.14а в сводной форме "0503125 по счету 30404":

Можно сделать так, чтобы установленные вручную коды не влияли на распределение по графам. Для этого отметьте флажок "Игнорировать код в гр.14а" в настройках:

 

► Получателям БС

 

Форма 0503164 заполняется переносом данных из формы 0503127.

После выполнения переноса заполняются оставшиеся данные.

Раздел 1. Доходы.

Строка 010 переносится из формы 0503127, графа 9 заполняется вручную, если это необходимо.

Получателям бюджетных средств, если графа 3 не заполнена, можно автоматически вставлять пояснение во время печати формы или ее выгрузи в Электронный бюджет или Аксиок. Для этого необходимо выбрать соответствующий шаблон печати или выгрузки:

Раздел 2. Расшифровка расходов

Причины отклонений для кодов расхода заполняются в специальном разделе 2 "Расшифровка расходов". Причины отклонений заполняются, там, где это необходимо, в зависимости от указаний вышестоящей организации. В специальной графе 6а стоят пометки в тех строках, в которых указание причин обязательно.

Графа 8 "Код" заполняется из справочника:

Чтобы установить одно значение сразу нескольким ячейкам, выделите их, и нажмите на одной из выделенных ссылку "…":

Графа 10 "Пояснения" заполняется согласно указаниям вышестоящей организации. Это может быть либо пояснение к коду 99 "Прочие", либо дополнения, например к коду 01:

Графу 10 можно заполнять только при наличии кода причины в графе 8, это контролирует специальная увязка:

Раздел 1. Расходы.

Строка 200 формируется автоматически из расшифровки, графа 9 формируется из кодов причин и Ваших пояснений.

Важно! Так как коды группируются по целевым статьям, код причины для сгруппированного КБК выбирается по максимальной сумме отклонения.

 

► Распорядителям БС

 

Раздел 2. Расшифровка расходов

В разделе 2 "Расшифровка расходов", если для одного кода КБК в подразделениях указаны несколько причин, выбирается код причины с максимальной суммой отклонения:

Если есть пояснения (гр. 10), то выбирается то, что соответствует коду причины с максимальной суммой отклонения.

Раздел 1

Строка 010 – по умолчанию суммируются только цифровые ячейки. Если хотите, чтобы в свод попадали строковые значения из форм подразделений, установите соответствующий флажок в настройках формы (меню Сервис | Параметры текущей формы):

Тогда в графу 9 будут суммироваться все пояснения подразделений:

Или Вы можете написать обобщающее пояснение и защитить ячейку (контекстное меню Защищенная ячейка), чтобы Ваше пояснение при повторном суммировании не изменилось:

Строка 200 формируется автоматически из расшифровки

 

► Выгрузка в Аксиок

 

Аксиок

Для выгрузки "Расходов" в Аксиок формируется специальная строка 200ф:

Строка 200ф содержит измененные под Аксиок причины отклонений. В текст причины вставлен код как в Аксиоке, и отсутствуют дополнительные пояснения из графы 10 расшифровки. Этим она отличается от строки 200, которая выгружается в Электронный бюджет и выводится на печать.