Программы

Скачать

Цены

АБП Отчетность - это:

АБП Отчеты
АБП Своды

Особенности работы с некоторыми формами.

Чтобы делать меньше работы и правильно выгружать отчеты в Электронный бюджет и Аксиок (согласно требованиям ФСИН) ознакомьтесь с описанием особенностей некоторых форм.

▼ Главная книга

► Как правильно работать с подформами

► Перенос данных в другие формы

► Какие могут быть ошибки

Ниже приведены пояснения некоторых ошибок, которые может выдать программа во время загрузки:

Сообщение: Обнаружены неверные коды

Сообщение: Обнаружены дубликаты кодов

Сообщение: После загрузки обнаружены несоответствия

Даже если загрузка прошла без ошибок, прежде чем работать дальше проверьте контрольные увязки для формы "Главная книга". Они могут выявить ошибки, которые могли быть сделаны во время выгрузки из бухгалтерской программы, или во время загрузки в программу АБП Отчеты, или Ваши ошибки в проводках.

Увязка: Итого по счету не равно сумме по КОСГУ

Увязка выдает ошибку если:

если у Вас ошибки в проводках
если бухгалтерская программа выгрузила Главную книгу в Excel с ошибками
если Вы указали неправильный порядок сортировки в настройках выгрузки в бухгалтерской программе

Ошибки загрузки

Если после выгрузки в форме вообще нет данных:

Значит что-то не так с кодами в Excel, например Вы не указали во время выгрузки КФО (для 1С):

После загрузки обнаружены несоответствия

Одна из проверок правильно ли загрузилась Главная книга – это сверка итоговых строк в программе и в Excel. Программа это делает, и если обнаруживает расхождения, сообщает:

Если Вы нажмете "Да", откроется копия загружаемого файла, в которой будут отмечены все ошибки и показана разница между значениями в форме и в Excel:

Если других сообщений об ошибках при этом программа не выдавала, значит надо проверить увязки, они покажут, в чем ошибка:

Если сумма разниц по всем увязкам равна разнице между итоговыми строками в форме и в Excel, значит, ошибку надо искать в Excel (см. ниже).

Обнаружены неверные коды

Если в файле встречается неверный код, программа выдает ошибку с указанием кода и номера строки в Excel. Например, если отсутствует КОСГУ:

После того, как Вы закроете сообщение, его можно будет открыть, не запуская снова загрузку. Для этого выполните пункт меню Файл | Импорт | Ошибки последней загрузки из Excel:

Ошибки сохраняются отдельно для каждой формы и подформы.

Обнаружены дубликаты кодов

Если Вы загружаете Главную книгу с промежуточными итогами, программа может загрузить данные неверно (в некоторых случаях программа не может определить реальные данные в строке или это промежуточный итог). Если программа не уверена, что правильно загрузила данные, она выдаст ошибку "Обнаружены дубликаты кодов".

Например, если для какого-то счета в одних проводках Вы ставите КОСГУ, а в других - "000":

В случае, показанном на рисунке, действительно имеет место ошибка в учете, которую надо исправить.

Сообщение "Обнаружены дубликаты кодов" не обязательно означает ошибку.

Если программа не выдала сообщения:

Значит, итоги идут.

Проверьте увязки, если увязок "Контроль загрузки" нет, значит, Главная книга загрузилась правильно.

Программа правильно интерпретировала повторяющиеся коды.

Тем не менее, повторяющихся кодов быть не должно, если в выгруженном из бухгалтерской программы файле коды повторяются, обратитесь к поставщику бухгалтерской программы за исправлением:

Увязка "Итого по счету не равно сумме по КОСГУ"

Ошибки в проводках

Частая ошибка, когда в одних проводках по счету указан КОСГУ, а в других нет:

На то, что это Ваша ошибка указывают две строки с нулевым КОСГУ и наличие строк с ненулевым КОСГУ. Вам необходимо исправить проводки, либо, если этот счет ни на что в программе не влияет просто отключить увязку, написать в комментарии что счет в программе не используется (чтобы не забыть, почему отключили).

Если ошибка не в проводках, то будут либо все строки по коду с нулевым КОСГУ, либо только одна.

Главная книга в Excel с ошибками

Приведем пример, когда ошибка была из-за неправильного формирования Главной книги бухгалтерской программой. На рисунке видно, что только одна строка с нулевым КОСГУ:

Значит, ошибка была либо во время загрузки (программа АБП Отчеты загрузила не все строки), либо во время выгрузки (бухгалтерская программа выгрузила не все строки).

Чтобы узнать, кто ошибся, смотрим и считаем руками "главную" в Excel. в нашем примере, видим ту же ошибку:

Значит, ошиблась бухгалтерская программа, выгружая в Excel, и Вам необходимо обратиться к поставщику бухгалтерской программы.

Неправильный порядок сортировки

Если Вы сортируете Главную книгу сначала по Коду счета, это удобно для визуального просмотра. Но тогда, например, в 1С промежуточные итоги перемешаются, и программа не сможет определить промежуточный это код или реальные данные. Например, программа выдает следующую увязку:

Открываем Excel и видим, что сортировка идет по счету, а не по КБК, и оборотов по этому коду тоже нет:

Делаем правильную сортировку и не можем найти ошибочный код. Тогда ищем нужный счет и сумму и видим, что этого кода вообще нет:

Делаем вывод, что 1С, если поставить сортировку не в том порядке, в котором идут разряды номера счета бюджетного учета добавляет "левые" коды, которые мешают правильной загрузке.

В раздел "Доходы" попал расходный счет или наоборот

В Главной книге строки не разделены на доходные и расходные. Программа определяет по коду бюджетной классификации, в какой раздел "Доходы" или "Расходы" загрузить строку из файла и может допустить ошибку. Поэтому после загрузки в специальный раздел "1б. Доходы/Расходы" отбираются строки уже на основании кода счета. Если строка в разделе "Доходы" содержит код счета, который может быть только расходным или строка в разделе "Расходы" содержит код счета, который может быть только доходным, такая строка отбирается в раздел "1б. Доходы/Расходы", и если раздел "1б Доходы/Расходы" не пуст, Вы получите ошибку:

Вам необходимо определить, ошибку допустила программа при загрузке или Вы в проводках. Первые три символа кода во внимание не берите, это Глава, которую программа подставляет сама (в файле Глава не указывается). А по остальным символам определяем, что в данном случае первые четыре символа "0305" это раздел/подраздел расходного кода, а счет 140110 – это доходный счет. Значит ошибка в проводке.

► Раздел "Лимиты (счета)"

► 0503110

▼ 0503125

► Получателям БС

Загрузка из 1С и Паруса

Чтобы форма загрузилась из 1С или Паруса необходимо, чтобы обязательно для всех контрагентов был указан "Номер (код) организации". Бухгалтерские программы допускают выгрузку формы без указания этого кода, поэтому Вам необходимо проверить, все ли выгружено правильно:

Выгрузка в Электронный бюджет

Форма "0503125 по счёту 30404" для Электронного бюджета автоматически формируется в разделе "3а. в ЭБ":

Дополнительные графы для Аксиок

Форма "0503125 по счёту 30404" для ФСИН отличается от стандартной тем, что суммы должны быть свернуты по счету 30404 (без кор. счетов) и разбиты по типу расчетов на графы:

"Централизован. поставки"
"Внутрисистем. передача ТМЦ"
"Безвозмездная передача"

Поэтому для выгрузки в Аксиок в форму добавлен специальный раздел "3б. в Аксиок", который формируется автоматически, но Вы можете влиять на принцып его формирования.

По умолчанию суммы распределяются по графам в зависимости от контрагентов. Расчеты с ФСИН России (код 00100320) попадают в графу "Централизованные поставки", остальные суммы в графу "Внутрисистемная передача ТМЦ":

Настройки распределения находятся в меню Сервис | Параметры текущей формы, на вкладке "0503125 (ведомственная) сч.130404000", открывая из первый раз Вы увидите настройки по умолчанию:

Если Вам необходимо, чтобы все суммы попадали в графу "Внутрисистемная передача ТМЦ", тогда уберите ФСИН из настроек – удалите соответствующий код УБП:

Заданные Вами настройки будут действовать во всех отчетных периодах. Настройки не переносятся вместе с отчетом, поэтому, открыв отчет в другой программе (на другом компьютере), Вы можете увидеть другое распределение сумм в разделе "3б. в Аксиок".

Если Вам необходимо другое распределение. Например, взаиморасчеты с другими учреждениями должны попадать в графу "Централизованные поставки", а взаиморасчеты с местным терорганом в графу "Внутрисистемная передача ТМЦ". Тогда укажите нужные Вам настройки, выбирая графу по умолчанию и добавляя нужные коды УБП:

После того, как нажмете "ОК", данные в разделе пересчитаются:

Если у Вас будут суммы, которые не попадают под общие настройки, Вы можете указать нужную графу для сумм-исключений вручную, выбирая код взаиморасчетов в графе 14а в разделе "1":

Это можно сделать одновременно для нескольких строк:

Причем установленные Вами данные в гр.14а не потеряются при повторной загрузке из Excel:

Выгрузка в Аксиок

В Аксиок программа выгружает на выбор, либо обороты свернутые по кредиту, либо дебет и кредит выгружает так, как вы их заполнили.

Во время выгрузки Вам необходимо выбрать нужный пункт:

► Распорядителям БС

Консолидация формы 0503125

Чтобы получить консолидированную форму по счету 30404, Вам необходимо сначала собрать сводную форму "0503125 по счету 30404":

В этой форме будут собраны все обороты от Ваших подразделений:

Консолидированная форма ("0503125к по счёту 30404") создается автоматически, путем исключения взаиморасчетов между подразделениями. В итоге остаются только обороты с внешними организациями:

Если в консолидированную форму попадут обороты между подразделениями, значит, была допущена ошибка:

Для поиска ошибок используйте команду контекстного меню "Проверить взаимоисключение" в форме "0503125 по счету 30404" на Своде или в любом подразделении:

В нашем случае ошибка была в сумме:

Чтобы сверить взаиморасчеты необязательно ждать, пока будут загружены все подразделения. Выполнять проверку можно по мере сдачи отчетов, между теми подразделениями, которые уже есть. А если делать проверку в форме подразделения, а не на Своде, то будут проверяться только взаиморасчеты выбранного подразделения. В окне проверки показываются только ошибочные взаиморасчеты:

В окне проверки показаны пары подразделений, обороты которых не свернулись:

Для удобства одинаковые суммы попарно выделены цветом. Ошибка может быть либо в разных суммах, либо в разных кодах:

Выгрузка в Аксиок

В Аксиок выгружается консолидированная форма "0503125к по счёту 30404" (при желании можно выгрузить и сводную).

Распределение сумм по графам:

"Централизован. поставки"
"Внутрисистем. передача ТМЦ"
"Безвозмездная передача"

Осуществляется автоматически. По умолчанию суммы распределяются по графам в зависимости от контрагентов. Расчеты с ФСИН России (код 00100320) попадают в графу "Централизованные поставки", остальные суммы в графу "Внутрисистемная передача ТМЦ".

Менять настройки необходимо в меню Сервис | Параметры текущей формы для консолидированной формы "0503125к по счёту 30404".

Если необходимо какую-то сумму поставить в определенную графу вручную, укажите соответствующий код взаиморасчетов в гр.14а в сводной форме "0503125 по счету 30404":

Можно сделать так, чтобы установленные вручную коды не влияли на распределение по графам. Для этого отметьте флажок "Игнорировать код в гр.14а" в настройках: